Формирование заказа поставщику - важный процесс в цепочке поставок, требующий внимания к деталям и четкого оформления. Рассмотрим пошаговую процедуру создания заказа, которая поможет избежать ошибок и недопонимания с поставщиками.
Содержание
Подготовка к оформлению заказа
Перед созданием заказа необходимо выполнить несколько подготовительных шагов:
- Определить точную номенклатуру требуемых товаров
- Рассчитать необходимые объемы поставки
- Уточнить сроки, в которые требуется поставка
- Проверить остатки на складе
- Сравнить предложения нескольких поставщиков
Основные реквизиты заказа
| Элемент заказа | Описание |
| Номер заказа | Уникальный идентификатор для отслеживания |
| Дата оформления | День создания документа |
| Реквизиты поставщика | Полное наименование, контакты, банковские реквизиты |
| Список товаров | Артикулы, наименования, количество, цена за единицу |
| Условия поставки | Сроки, место доставки, форма оплаты |
Способы оформления заказа
- Официальный бланк заказа на фирменном бланке компании
- Электронная форма через систему электронного документооборота
- Специализированная CRM или ERP система
- Письмо с прикрепленным файлом заказа
- Заполнение формы на сайте поставщика
Обязательные пункты в заказе
- Полное наименование и реквизиты обеих сторон
- Детализированный перечень товаров с артикулами
- Цены за единицу и общая стоимость
- Условия и сроки поставки
- Форма и сроки оплаты
- Ответственные лица с контактными данными
Типичные ошибки при создании заказа
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
| Неточные артикулы | Поставка не того товара | Проверять по каталогу поставщика |
| Не указаны сроки | Задержки поставки | Четко прописывать дату |
| Отсутствие контактов | Трудности согласования | Указывать ответственного менеджера |
Дополнительные рекомендации
- Всегда запрашивайте подтверждение получения заказа
- Сохраняйте копии всех отправленных документов
- Уточняйте возможность отслеживания статуса заказа
- Прописывайте условия возврата и обмена
- Указывайте особые требования к упаковке и маркировке
После отправки заказа
После оформления заказа важно:
- Подтвердить получение заказа у поставщика
- Зафиксировать обещанные сроки исполнения
- Контролировать процесс выполнения
- Готовиться к приемке товара
- Проверить соответствие поставки заказу
